Dani Brandsema

Het is bijna onmogelijk om er niet van gehoord te hebben: de AI-oplossing van Microsoft, Copilot voor Microsoft 365. Copilot voor Microsoft 365 is jouw digitale assistent die de productiviteit verbetert door AI-gestuurde tools te integreren binnen de bekende Microsoft 365-applicaties. Het is enorm handig bij het werken aan documenten, verwerken van e-mails en houden van vergaderingen. Maar hoe kun je Copilot optimaal gebruiken en waarom is adoptie zo belangrijk bij de implementatie van Copilot?

Het belang van adoptie

Het adopteren van nieuwe technologie is niet altijd makkelijk. Het kost tijd, moeite en veel oefening om de mogelijkheden en voordelen van een nieuwe tool te ontdekken en te benutten. Aangezien Copilot voor Microsoft 365 integreert in de apps waar we al bekend mee zijn (zoals Teams, Outlook en Word), is het belangrijk een nieuwe manier van werken te creëren en omarmen.

Daarom is het van belang om een goede adoptiestrategie te ontwikkelen die je helpt om deze verandering te omarmen en je doelen te bereiken. Een goede basis voor een dergelijke adoptiestrategie zou gebaseerd kunnen zijn op het ADKAR-model van Jeff Hiatt. Dit is een verandermanagementmodel dat onderdeel is van de PROSCI-verandermanagementmethodologie. Het ADKAR-model bestaat uit de volgende onderdelen: Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement. Door deze onderdelen op te nemen in je adoptiestrategie verminder je de kans op weerstand tegen de verandering en vergroot je de kans op een bredere adoptie van de technologie.

Het Reinforcement-onderdeel van het ADKAR-model mag niet onderschat worden; het in stand houden van de verandering wordt vaak als een van de lastigste onderdelen gezien. Wanneer Copilot net nieuw is in een organisatie, is het meestal makkelijk om mensen mee te krijgen, enkel vanuit hun enthousiasme. De daadwerkelijke uitdaging ligt bij het blijven gebruiken van Copilot; men moet zichzelf namelijk blijven herinneren dat Copilot beschikbaar is en gebruikt kan worden bij het uitvoeren van routinetaken. Een manier om de Reinforcement te realiseren kan bijvoorbeeld zijn door het opzetten van een actieve Copilot Community (een Copilot-ambassadeursgroep). Door middel van het gezamenlijk vieren van successen, geven van feedback en delen van uitdagingen worden medewerkers constant herinnerd aan de mogelijkheden van Copilot.

Mijn favoriete gebruiksscenario’s

Copilot voor Microsoft 365 biedt enorm veel verschillende mogelijkheden. Om de meeste waarde uit Copilot te halen, is het daarom belangrijk om gebruiksscenario’s vast te stellen die van toegevoegde waarde zijn voor jou en jouw organisatie. Deze gebruiksscenario’s kunnen verschillen per functie, profiel, persona, afdeling en organisatie. Hieronder deel ik een aantal van mijn persoonlijke favoriete gebruiksscenario’s:

• Het genereren van automatische vergadernotulen en actiepunten op basis van een vergadertranscriptie
• Het controleren van spelling, grammatica en interpunctie van documentatie
• Het omzetten van technische documentatie naar begrijpbare taal
• Het opstellen van e-mails op basis van een of meerdere documenten
• Het voorbereiden van mijn dag

Tips en tricks voor het gebruik van Copilot

Om Copilot optimaal te gebruiken, heb ik enkele tips en tricks opgeschreven die je op weg kunnen helpen:

• Gebruik Copilot als een hulpmiddel, niet als een vervanging. Copilot kan je suggesties geven, maar jij bent nog steeds de baas over je eigen tekst en inhoud. Kies de suggesties die je nuttig vindt en negeer de suggesties die je niet passend vindt.
• Copilot kan niet je gedachten lezen; je moet Copilot precies vertellen wat je van hem verwacht. Een langere en gedetailleerde prompt zal daarom ook tot betere resultaten leiden dan korte en eenvoudige prompts.
• Experimenteer met verschillende mogelijkheden van Copilot. Gebruik Copilot voor dagelijkse taken, maar wees ook niet bang om iets nieuws te proberen. Blijf ontdekken om zo de gebruiksscenario’s te vinden die voor jou van toegevoegde waarde zijn.
• Gebruik Copilot om informatie op een handige manier te formatteren. Vraag Copilot bijvoorbeeld om zijn antwoord om te zetten in een handige tabel of opsommingslijst.

Ik ben in ieder geval erg enthousiast over de mogelijkheden van Copilot en zie ook dat het product nog volop in ontwikkeling is. Een goede adoptiestrategie is daarom van belang; alleen door het omarmen van de technologie op een juiste manier kan er productiviteitswinst behaald worden. Heb jij Copilot voor Microsoft 365 al gebruikt en wat zijn jouw favoriete gebruiksscenario’s?

PS: Bovenstaande foto heb ik gemaakt met de hulp van Copilot, hoe gaaf!