Dit artikel is onderdeel van de reeks Copilot Confessions, een LinkedIn Live die ik samen met Evi om de twee weken organiseer via Dutch Women in Tech.
Je pilotgroep bespaart drie uur per week met Copilot. En toch krijg je de uitrol naar de rest van de organisatie er niet doorheen.
Dat is precies het dilemma dat we deze editie binnenkregen. Een organisatie was met een klein groepje aan de slag gegaan met Copilot, zag een tijdsbesparing van zo’n drie uur per persoon, maar liep vast op de vraag: is dat genoeg om de investering voor iedereen te verantwoorden? Daar kwam nog bij dat er geen eigen IT-afdeling is om de techniek te dragen.
Waarom dit speelt
Dit is geen uitzondering. Veel organisaties starten klein, ervaren iets positiefs en willen dan opschalen. Maar op het moment dat het geld gaat kosten voor de hele organisatie, komt de vraag om de waarde hard te maken. En dan blijkt dat een paar uur tijdsbesparing per week lastig te vertalen is naar een verhaal waar een beslisser ja op zegt. Zeker als je de techniek er niet bij hebt om het netjes neer te zetten.
Toen we het dilemma uit elkaar trokken, bleek het eigenlijk uit drie vragen te bestaan. Hoe maak je de opbrengst zichtbaar? Hoe bouw je een businesscase die opschalen rechtvaardigt? En hoe regel je de techniek zonder eigen IT?
Wat het gesprek opleverde
1. Kijk breder dan tijd en geld bij ROI. Tijdsbesparing is een logisch startpunt, maar het is een mager verhaal als je niet weet hoe die tijd wordt ingezet. Drie uur winst is pas interessant als je kunt laten zien dat die tijd naar betere kwaliteit gaat, of naar werk dat er echt toe doet. Daarnaast is gebruik zelf een waardevolle meetlat. Met Viva Insights zie je niet alleen hoeveel Copilot wordt gebruikt, maar ook de spreiding over applicaties en hoeveel mensen terugkerend actief zijn. Let op: daarvoor heb je wel 50 actieve licenties nodig. Heb je die niet, dan geeft het usage- en adoptierapport uit het Microsoft 365 admin center al een goede praatplaat. En vergeet de zachte kant niet. Medewerkerstevredenheid is geen harde ROI, maar wel een serieuze pijler.
2. Bouw je businesscase op scenario’s, niet op oplossingen. Dit is voor mij het belangrijkste inzicht uit het gesprek. De reflex is om van een groepje van twintig in één keer naar de hele organisatie te gaan. Doe dat niet. Het risico is dat je een oplossing oplegt die niemand heeft gevraagd. Want zodra je mensen vraagt wat Copilot kan brengen, denken ze meteen in oplossingen. Terwijl je juist bij de problemen moet beginnen.
Ga met een groep die verspreid over verschillende functies zit aan tafel en haal op waar mensen in hun werk tegenaan lopen. Wat vinden ze niet leuk, waar lopen klanten op vast? Dat zijn je scenario’s. Vertaal die vervolgens naar de vraag: welke rol kan Copilot of een agent hier spelen? Zo bouw je per afdeling een lijstje op van wat wel en niet werkte, met de reden erbij. Dat maakt het verhaal naar boven veel makkelijker te verantwoorden.
3. Geen IT-afdeling? Werk gefaseerd en pragmatisch. Zonder team dat de kar trekt, worden champions en ambassadeurs belangrijker. Mensen die opstaan, hun ervaring delen en de rest meenemen. Combineer dat met een gefaseerde uitrol per afdeling, en je finetunet je workshops en voorbeelden gaandeweg richting jouw organisatie.
Voor het fundament heb je wel een vorm van expertise nodig. Geen fulltime team van tien mensen, maar wel iemand die je op weg helpt. Een praktische tussenstap: je hoeft niet je hele omgeving klaar te maken voordat je begint. Je kunt de search van Copilot scopen op een specifiek stukje informatie. Dat dekt het risico af dat er ongewenste informatie in Copilot terechtkomt, en het geeft je tijd om expertise op te bouwen.
Mijn perspectief
Wat ik in de praktijk steeds terugzie: de verleiding is groot om met praktische tips te beginnen. “Zo zet je Copilot in.” Superhandig, maar het levert niet altijd het meeste effect op. De echte winst zit in eerst teruggaan naar de vraag welke problemen je wilt oplossen. Pas dan weet je of je een agent nodig hebt, een andere prompt, of misschien helemaal geen betaalde licentie.
Gefaseerd uitrollen heeft daarbij een mooie bijkomstigheid. Als mensen de waarde van collega’s zien, worden ze vanzelf nieuwsgierig. Dat maakt adoptie iets dat gaat leven in plaats van iets dat wordt opgelegd.
Wil je meedoen?
Herken je dit, of zit je zelf met een ander Copilot dilemma? Deel het via dit Forms formulier. In de volgende editie van Copilot Confessions op 18 juni bespreken we een nieuwe inzending. Tot dan!
Dani Brandsema 