Dit artikel is onderdeel van de reeks Copilot Confessions, een LinkedIn Live die ik samen met Evi om de twee weken organiseer via Dutch Women in Tech.
Er zijn inmiddels 81 Microsoft-producten met Copilot in de naam. Geen wonder dat je door de bomen het bos niet meer ziet.
De confession van deze editie kwam van iemand die dat heel herkenbaar verwoordde:
“Ik gebruik eigenlijk altijd de Copilot-app op mijn computer en telefoon. Maar overal in Microsoft 365 zie ik die Copilot-iconen opduiken. Waarom zou ik die andere gebruiken in plaats van de app waar ik uit gewoonte naartoe ga?”
Waarom dit speelt
Je krijgt één Copilot-licentie, maar daarmee komt toegang tot een flink aantal verschillende Copilot-functies, verspreid door je hele werkomgeving. De losse app en de iconen in Word, in Excel, in Outlook. Allemaal heten ze Copilot, maar ze gedragen zich net iets anders. En als je eenmaal een vaste route hebt gevonden die werkt, is er weinig reden om af te wijken. Die gewoonte is op zich een goed teken: het betekent dat Copilot onderdeel is geworden van je werkdag. Alleen laat je daarmee soms net het stuk liggen waar het sneller of makkelijker kan.
Wat het gesprek opleverde
Het is allemaal één Copilot, maar de plek bepaalt de richting. Dit was voor ons de belangrijkste les. De losse Copilot-app is je algemene ingang: breed, overstijgend, geschikt om bronnen bij elkaar te halen of een agent in te zetten. Je begint daar volledig open. Open je Copilot binnen Word, dan geef je hem meteen een richting mee. Word is tekstgedreven, dus de antwoorden en acties worden ook tekstgedreven. In Excel stuur je richting formules, data en analyses. Met je keuze voor een specifieke app geef je dus al een deel van het antwoord weg, nog voordat je je vraag hebt gesteld.
Copilot is sterk waar de tool zelf voor bedoeld is. Zo leg ik het in workshops altijd uit, omdat het makkelijk te onthouden is. Zoek je tekst, ga naar Word. Een berekening of analyse, ga naar Excel. Iets notitiegedrevens, naar OneNote. De app pak je als je breder wilt zoeken of meerdere bronnen wilt combineren. Het lastige is dat per taak kan verschillen wat beter werkt, dus een ijzeren regel valt er niet van te maken. Maar deze vuistregel brengt je een heel eind.
De in-app-Copilots zijn flink beter geworden. In het begin kon je aan Copilot in PowerPoint of Excel weinig vragen. Dat beeld klopt niet meer. Copilot in PowerPoint stelt nu zelf vragen terug over je doelgroep en de gewenste lengte, in plaats van dat je om tien slides vraagt en er veertig krijgt. Hij kan ook met bedrijfstemplates en bedrijfsafbeeldingen werken, mits je IT-afdeling een vaste plek in SharePoint aanwijst. Eén nuance daarbij: bij heel grote templates met tientallen verschillende slidevarianten vindt Copilot het soms lastig om de juiste te kiezen. Een afgeslankte set werkt in de praktijk beter. Iets om met je communicatie- of designafdeling op te pakken, en het loont om vooraf de template-vereisten van Microsoft door te nemen.
Mijn perspectief
De macht der gewoonte is logisch, maar het kost je soms net wat extra stappen. Ik betrapte mezelf erop dat ik in Word zat te typen, op de Copilot-knop drukte en daar mijn vraag stelde. Terwijl als ik die vraag gewoon in Word zelf had gesteld, Copilot al mijn context en richting had gehad.
Nog iets dat veel mensen verrast: ook zonder Copilot-licentie haal je hier veel uit. Log je met je werkaccount in en zie je rechtsboven het groene schildje, dan val je onder de gegevensbescherming van je organisatie en wordt niets gebruikt om het model te trainen. Let op: dat schildje is bepalend, niet de Werk- of Web-knop bovenin. Dat is een hardnekkige misvatting. Verder begrijpt Copilot ook zonder licentie je inbox en agenda in Outlook, en kun je in Office-apps vragen stellen over het document waar je in zit (dat laatste sinds april alleen nog bij organisaties onder de 2000 gebruikers).
Mijn advies: blijf niet hangen op je vaste route. Probeer de in-app-functies gewoon eens uit. Hoe vaker je ze gebruikt, hoe normaler het wordt, en dan verschuift die gewoonte vanzelf.
Wil je meedoen?
Herken je dit, of zit je zelf met een ander Copilot dilemma? Deel het via dit Forms formulier. In de volgende editie van Copilot Confessions op 2 juli bespreken we een nieuwe inzending. Tot dan!
Dani Brandsema 