Een cruciaal aspect van een adoptietraject is het aanstellen van een geschikte sponsor. De sponsor fungeert niet alleen als belangrijk aanspreekpunt voor jou als adoptieconsultant, maar hij is tevens een essentieel communicatiemiddel en voorbeeld voor de hele organisatie. Helaas wordt de rol van een sponsor vaak onderschat of niet optimaal benut. In deze blog zal ik daarom de rol van een sponsor gedurende een adoptietraject toelichten en voorbeelden geven van hoe de sponsor het beste ingezet kan worden.
Wat houdt de rol van een sponsor precies in?
De primaire sponsor is de persoon die de verandering autoriseert en daardoor verantwoordelijk is voor het realiseren van de beoogde voordelen van de verandering. Een sponsor heeft hierdoor drie verschillende rollen gedurende de verandering, door Prosci ook wel benoemd als de ABC’s van sponsorship:
- Actieve en zichtbare deelname gedurende het hele project
Als sponsor is het van groot belang om volledig achter de verandering te staan en dit duidelijk te communiceren en te delen met de rest van de organisatie. Dit geldt niet alleen aan het begin en het einde van het project, maar gedurende de gehele duur ervan. Alleen door actief betrokken te zijn zal het project de juiste aandacht krijgen en het momentum behouden. - Opbouwen van een coalitie van sponsors
Bij grootschalige projecten en ingrijpende veranderingen is het essentieel dat de primaire sponsor een coalitie van mede-sponsoren om zich heen bouwt. Deze sponsoren kunnen de verandering verder bepleiten en communiceren binnen hun specifieke onderdelen van de organisatie. Op deze manier kan de coalitie van sponsoren de verandering overbrengen naar de verschillende functies binnen de organisatie. - Communiceren en promoten van de verandering naar alle betrokken groepen
Medewerkers die een verandering ondergaan willen begrijpen waarom het belangrijk is om te veranderen, welke impact dit op hen heeft en wat zij ervan zullen opsteken. De belangrijkste boodschapper van zo’n bericht is de leider van een organisatie of de directe manager. Het is daarom van cruciaal belang dat de sponsor de verandering op de juiste manier communiceert en promoot.
Uit onderzoek van Prosci blijkt zelfs dat sponsoren zo belangrijk zijn voor een verandering dat zij het project kunnen maken of breken!
Hoe kunnen wij als adoptieconsultant een sponsor op de juiste manier inzetten?
Vaak gaan we er als adoptieconsultant ten onrechte vanuit dat een sponsor wel begrijpt wat zijn rol inhoudt. Maar in werkelijkheid blijkt uit meer dan 50% van de deelnemers aan het Prosci-onderzoek dat hun sponsor onvoldoende inzicht had in zijn rol. Als adoptieconsultant kunnen we hierop inspelen en actie ondernemen. We kunnen de sponsor op de juiste manier informeren over de verwachtingen en benodigde acties gedurende het project. Door hen hulp en ondersteuning te bieden, kan een sponsor floreren in zijn rol en de organisatie op de juiste manier meenemen in de verandering.
Dit kun je bereiken door middel van coaching of het houden van persoonlijke 1-op-1 sessies. Hier krijgt de sponsor de ruimte om zijn of haar zorgen te uiten en gemakkelijk om hulp te vragen. Vergeet ook niet om de sponsor op de juiste manier te erkennen en te belonen. De sponsor speelt een cruciale rol in het succes van het project, en het tonen van waardering zal zijn motivatie en betrokkenheid vergroten. Daarnaast is het vieren van mijlpalen en project successen samen met de sponsor een belangrijk onderdeel. Dit versterkt de band en zorgt voor een positieve sfeer rond het project.
Door het toepassen van bovengenoemde acties bouw je een sterke relatie op met jouw sponsor. Dit zal helpen om de sponsor effectief in te zetten gedurende het hele adoptietraject. Een goede sponsorrelatie is essentieel om de organisatie aan boord te krijgen en het project tot een succesvol einde te brengen!
Dani Brandsema 